Документооборот в бухгалтерском учете

Финансово-хозяйственная деятельность предприятия сопровождается выполнением множества хозяйственных операций. Каждую хозяйственную операцию нужно фиксировать. Здесь применяют метод бухгалтерского учета «документация» - это основной метод бухгалтерского наблюдения и контроля.
Документ – это письменное доказательство совершившейся хозяйственной операции. Документы являются основанием для записи на счетах бухгалтерского учета. Они должны быть составлены в момент операции или сразу же после нее.
В бухгалтерском учете все документы представлены в виде бланков типовой формы. Применение устаревших и произвольных форм не допускается.
Производить записи в документах простым карандашом запрещается. Свободные строчки в документе перечеркиваются.
При поступлении в бухгалтерию документы подлежат обязательной проверке (определение степени законности хозяйственной операции, наличие реквизитов) и бухгалтерской обработке:
1. Группировка – подбор и объединение документов в однородные по содержанию группы.
2. Котировка – составление бухгалтерских проводок.
3. Таксировка – умножение цен на количество.
4. Гашение – документы, приложенные к кассовым ордерам, подлежат гашению штампом «получено» или «оплачено».
5. Корректура – если ошибка выявлена до составления баланса и не требует изменения корреспонденции счетов.
6. Дополнительные проводки – применяются в том случае, если проводка составлена правильно, а сумма записана меньше положенной.
7. «Красное сторно» - применяется, если ошибка допущена в проводках. Неправильная запись повторяется красным, а затем пишут правильные данные.
Документооборот – это путь от момента составления документа до сдачи в архив.
Этапы документооборота:
1. Составление и оформление.
2. Прием бухгалтерией.
3. Обработка.
4. Передача в архив.
Правила документооборота утверждают в составе учетной политики. Главный бухгалтер составляет график движения документа, там указывается, в какой последовательности, по каким отделам проходят документы и сроки их представления.
В соответствии с перечнем типовых документов и статьей 17 закона «О бухгалтерском учете» организации должны обеспечить хранение первичной документации на срок 5 лет; квартальные отчеты, инвентарные карточки – 3 года; годовые балансы, отчеты и пояснительные записки – 10 лет; лицевые счета рабочих и служащих – не менее 75 лет с момента закрытия.