Классификация документов и формирование ДЕЛ

Классификация – это разделение документов по определенным признакам на ДЕЛА.
ДЕЛО – совокупность документов, сгруппированных по определенным признакам и помещенных в твердую обложку, оформленную установленным образом.
ДЕЛА формируют:
1. По виду документов (например, приказы).
2. По содержанию (например, документы по вопросы поставки).
3. По хронологическому признаку (например, квартальные отчеты по производственной деятельности).
4. По автору (например, протоколы заседаний совета директоров).
5. По географическому признаку – применяют для переписки (например, переписка с предприятиями Дальнего востока по вопросу качества продукции).
6. По корреспондентскому признаку – для переписки (например, переписка с металлургическими предприятиями по вопросу поставки продукции).
Требования к формированию ДЕЛ:
1. В ДЕЛО помещают только один экземпляр документа.
2. Подшивать можно только полностью оформленный документ. Запрещается подшивать: дублирующие и подлежащие возврату документы и их разрозненные экземпляры.
3. ДЕЛО должно содержать не более 250 листов и иметь толщину не более 4 см.
4. Приказы по личному составу группируют отдельно от приказов по основной деятельности.
5. Планы и отчеты хранят в ДЕЛЕ того года, к которому они относятся по смыслу.
6. Документы в ДЕЛЕ располагают в хронологическом порядке.
7. Заголовок ДЕЛА должен указывать:
- название видов содержащихся в нем документов;
- период;
- краткое содержание документов;
- слово «копии», если дело составлено из копий.