Организация документооборота в организации

Документооборот – это движение документов с начала их создания до отправки или сдачи их в ДЕЛО.
Различают три основных потока документации:
1. Входящие.
2. Исходящие.
3. Внутренние.
Обработкой документов в организации занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в лице секретаря-референта или специального подразделения (секретариат, канцелярия).
Типовая обработка входящих документов:
1. Первичная обработка и предварительное рассмотрение.
2. Регистрация.
3. Рассмотрение документа руководителем.
4. Направление на исполнение.
5. Исполнение.
6. Подшивка в ДЕЛО.
К обработке принимают только правильно оформленные документы в полном комплекте. В противном случае документ отправляют автору с сопроводительным письмом.
В ходе предварительного рассмотрения работник ДОУ направляет документы с текущей информацией непосредственно исполнителям, а руководителю передает только важные документы или документы, адресованные ему лично.
В процессе рассмотрения документа руководитель организации принимает решение и оформляет его в виде резолюции, в которой указывает фамилию исполнителя, поручение и срок исполнения. Дальше документ подписывают.
После выполнения поручения исполнитель ставит отметку «в ДЕЛО» и отправляет в ДОУ для подшивки в ДЕЛО.
Типовая обработка исходящих документов:
1. Составление проекта документа (не менее двух экземпляров).
2. Согласование документа с руководителями.
3. Проверка правильности оформления службой ДОУ.
4. Подписание или утверждение документа руководителем.
5. Регистрация.
6. Отправка адресату.
7. Подшивка последнего экземпляра в ДЕЛО.
Внутренние документы передают исполнителям также под расписку. Обработка, передача и отправка документов должна производиться службой ДОУ в день их поступления и регистрации.