Основные положения по расчетам с подотчетными лицами, направляемыми в служебные командировки

Работник, принятый на работу в штат предприятия, находится в административном подчинении у работодателя и может быть направлен для выполнения служебного задания в командировку. В командировку может быть направлен только тот работник, с которым заключен трудовой договор. Согласно ТК РФ запрещено направлять в служебные командировки беременных женщин, работников младше 18 лет, работников, находящихся на обучении (практике), а также женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.
Если работник согласен на выезд в командировку, то с ним необходимо заключить дополнительное соглашение о направлении в командировку. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, нанесенных командированным лицом.
Типы командировок:
1. Производственные: командировки, связанные с покупкой материальных ценностей, участием в собрании акционеров или посещением официального мероприятия.
2. Непроизводственные: повышение квалификации.
Командированному лицу перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Основанием для выдачи аванса и направления работника в командировку является приказ руководителя «о направлении в командировку». Сумма аванса на командировку определяется по предварительному расчету исходя из продолжительности нахождения в командировке, стоимости проживания и проезда, суточных.
Размер суточных зависит от фактической продолжительности командировки, включая выходные и праздничные дни. Для расчета суммы аванса на командировочные расходы может составляться смета. Аванс может быть выдан наличными денежными средствами из кассы предприятия. Если на предприятии временно отсутствует касса, то разрешается (при согласовании с банком) выдавать чеки на получение наличности непосредственно в банке или перечислять денежные средства на счет.
При направлении в служебные командировки организация обязана возмещать все оговоренные ранее расходы. Порядок и размеры возмещения расходов определяют коллективным договором или локальным нормативным актом предприятия. Размеры возмещения не могут быть менее установленных размеров. Сверхсуточные подлежат налогообложению – 13%. Все расходы возмещаются при наличии сопроводительных документов. При отсутствии документов (утеря) проживание и проезд оплачиваются по минимальному тарифу, обусловленному в локальном нормативном акте предприятии. При покупке материальных ценностей, если документы утеряны, то их стоимость возмещает подотчетное лицо.
Срок командировки определяется руководителем предприятия, но не может быть более 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направленных на выполнение строительных работ, не должен быть больше года. Днем выезда считается день отправления транспорта из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия. При отправлении транспорта до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов – последующие. Вопрос о явке на рабочее место в день отправления и день прибытия решается с руководителем предприятия. При отправлении работника в командировку (за исключением заграничной) оформляется командировочное удостоверение в письменном виде в одном экземпляре и отдается работнику. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Согласно законодательству РФ, если работник в установленный срок не представил авансовый отчет, то сумма аванса подлежит налогообложению по ставке 13%.