Первичные учетные документы

Те документы, которые оправдывают совершение хозяйственной операции, называются первичными учетными документами.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, подтвержденной государством. Если какие-либо формы не утверждены, предприятие самостоятельно разрабатывает формы с указанием обязательных реквизитов:
- наименование документа,
- дата составления,
- номер документа,
- наименование хозяйственной операции,
- наименование организации,
- измерители,
- наименование должностей, ответственных за совершение каждой операции,
- личные подписи,
- печать.
Нормативные документы представляют следующие основные требования к первичным документам:
1. Хозяйственная операция может быть отражена в бухгалтерском учете только при наличии правильного оформленного первичного документа.
2. Измеритель хозяйственной операции должен быть в валюте платежа (при расчете в рублях первичный учетный документ не может быть составлен в иностранной валюте).
3. Документирование должно быть на русском языке. Документы, составленные на иностранном языке, должны быть оформлены с подстрочным переводом на русском языке.
Перечень лиц, имеющих право подписи в первичных учетных документах, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются операции с денежными счетами, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передача их в установленные сроки и достоверность лежит на лице, ответственном за составление документа. Первичный учетный документ оставляется сразу же после совершения операции. Если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. Первичный учетный документ может быть составлен на электронном и бумажном носителях. Создание первичных учетных документов и порядок их предоставления производится с утвержденным в организации графиком документооборота.
График документооборота – принятая организацией система создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов.
График документооборота может быть представлен в виде рисунка, схемы или таблицы. График документооборота необходим для рационального документооборота, то есть предусматривает оптимальное число исполнителей, минимальный срок прохождения бумаги и так далее. График документооборота составляется главным бухгалтером и входит в состав учетной политики организации.
Первичные учетные документы оформляются чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, на печатной машине и любой технике. Запрещается использовать простой карандаш и цветные чернила.
Первичные учетные документы хранятся в течение сроков, установленных с правилами архивного дела, но не менее 5 лет (по заработной плате не менее 70 лет). В случае пропажи или гибели документов руководитель обязан создать внутреннюю комиссию на предприятии и пригласить органы полиции или пожарной охраны для выяснения причин и составления акта о гибели и пропаже. Ответственность за организацию хранения документации бухгалтерского учета и налогового учета несет руководитель организации.