Расчеты с подотчетными лицами

Предприятия могут выдавать наличные денежные средства из кассы под отчет. Лица, получающие денежные средства под отчет – подотчетные лица.
Приобретение материальных ценностей в розничных, оптово-розничных магазинах, оплата ГСМ и другие операции обычно происходят через подотчетных лиц.
Существуют три нужды, на которые выдаются денежные средства под отчет:
1. Хозяйственно-операционные расходы – расходы работников на покупку товаров, ГСМ, почтовые переводы, материалы, оплата услуг и так далее. Оправдательные документы: товарный чек + чек ККМ; квитанция к ПКО + чек ККМ; счет; счет-фактура и другие.
2. Служебные командировки – поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер пределах города (постоянной работы), то служебные поездки служебными командировками не признаются. Для контроля движения и использования подотчетных сумм должен быть создан организационно-распорядительный документ по предприятию, в котором должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены сроки, на которые выдаются денежные средства под отчет, а также требования к оформлению первичных оправдательных документов, порядок предоставления. Лица, получающие денежные средства под отчет должны быть ознакомлены с этим приказом под подпись. Кроме приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, руководству необходимо согласовать с обслуживающим банком лимит денежных средств в кассе, который может оставаться для выдачи денежных средств под отчет, а также сумму денежных средств, которую можно выдавать подотчетному лицу из поступившей за день выручки. При выдаче денежных средств под отчет организация обязана определить сумму подотчетных средств, срок, на который сумма выдается. Выдавать денежные средства по правилам законодательства РФ можно только в том случае, если подотчетное лицо полностью отчиталось по предыдущей сумме. Не разрешается передача подотчетных денежных средств от одного работника другому. Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется расходно-кассовым ордером на основании заявления работника и работодателя. Заявление оформляется в свободной форме. Работодатель подтверждает необходимость выдачи подотчетному лицу денежных средств путем подписи заявления с указанием суммы, подлежащей выдаче. Полученные денежные средства разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.
Оправдательные документы: ж/д и авиа билеты; квитанции за проживание; счет гостиницы.
3. Представительские расходы: на официальный прием, на обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания сотрудничества. Состав представительских расходов включает затраты, связанные с проведением официального приема (завтрак, обед, транспортное обеспечение, обслуживание переводчика). К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, профилактики и лечения заболеваний. Расходы, связанные с проведением каких-либо мероприятий, включающих подарки, сувениры не относятся к представительским расходам. Максимально возможный уровень представительских расходов – 4% от фонда оплаты труда предприятия.
Оправдательные документы: счет за услуги переводчика; счет ресторана и так далее.
Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на которые были выданы денежные средства под отчет, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с применением оправдательных документов.
Если работник не предоставил вовремя авансовый отчет, то выданная сумма должна быть включена в доход работника и с данного дохода необходимо удержать НДФЛ.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Проверенный авансовый отчет утверждается работодателем или уполномоченным на то лицом. Лицо, утверждающее отчет, проверяет целевое расходование аванса. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу. Бухгалтерия вправе удержать из заработной платы сумму задолженности у подотчетного лица. Если затраты подотчетного лица превысили сумму аванса, то работодатель имеет право принять решение о возмещении перерасхода. Срок обработки отчета не должен превышать 5 дней.
Хозяйственные операции:
1 – выданы из кассы денежные средства под отчет: Д 71 – К 50
2 – принято к учету оборудование от подотчетного лица: Д 08 – К 71
3 – оприходованы материалы: Д 10 – К 71
4 – приняты к учету товары, полученные от подотчетного лица: Д 41 – К 71
5 – приняты к учету командировочные расходы, понесенные директором: Д 26 – К 71
6 – приняты к учету ценные бумаги: Д 58 – К 71
7 – приняты к учету расчеты с поставщиками, полученные через подотчетное лицо: Д 60 – К 71
8 – возвращен в кассу неиспользованный аванс: Д 50 – К 71
9 – удержана из заработной платы сумма неиспользованного аванса: Д 70 – К 71