Требования к оформлению реквизитов. Часть 2

Требования оформления реквизитов документов:
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа. Его ставят только на ответных исходящих письмах ниже даты и номера письма.
12 – место составления или издание. Его указывают на бланках документов, если по реквизиту 06 затруднительно определить местонахождение организации. Согласно уставу города: Москва и города, в которых есть название город буква «г.» не ставится.
13 – ГРИФ ограничения доступа к документу. Его указывают, если документ имеет информацию ограниченного распространения. При этом, государственные организации используют слова: для служебного пользования; секретно; совершенно секретно. Коммерческие организации используют слова: конфиденциально; коммерческая тайна. Реквизит располагают на верхнем поле документа справа.
14 – адресат. Адресатами могут быть: организации, подразделения, должностные или физические лица. Располагается в правом верхнем углу первого листа. Адресат может содержать почтовый адрес, это необходимо при отправке письма новому партнеру и частному лицу.
15 – ГРИФ утверждения документа. Документ может быть утвержден с помощью приказа, протокола, постановления
16 – резолюция – указания по исполнению полученного документа. Ее проставляет руководитель от руки на документе или отдельном листом, при этом указывает: фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, свою подпись и дату принятия решения. Резолюцию располагает в правом верхнем углу между реквизитами 14 и 19.
17 – заголовок к тексту – краткое содержание документа, он должен грамматически согласовываться с названием вида документа. На документах формата А5 заголовок можно не указывать.
18 – отметка о контроле. Ее ставят, если документ поставлен руководителем организации на контроль. Ее располагают напротив заголовка от руки или с помощью штампа в виде К (контроль).
19 – текст документа. Требования к текстам служебных документов:
- краткость и точность изложения;
- объективность и достоверность информации;
- составление документов, посвященных одному вопросу;
- разделение текста на смысловые части (в первой части: цели, задачи, основания; во второй части: выводы, просьбы и предложения);
- использование типовых текстов;
- в тексте должны быть ссылки на все имеющиеся в нем таблицы (табл. 1).
Ссылку на документы других организаций или ранее изданные документы делают по образцу: «в соответствие с …»
20 – отметка о наличии приложения. Ее проставляют, если к основному документу прилагаются другие документы. Отметку располагают ниже текста от левого поля документа. Прилагаемые документы должны иметь соответствовать отметку о правом верхнем углу первого листа.