Требования к оформлению реквизитов. Часть 3

Требования оформления реквизитов документов:
21 – подпись. Это обязательный реквизит любого документа. Ее располагают ниже отметки о наличии приложения от левого поля. Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена в документе, отсутствует, документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, при этом указывая истинную фамилию и должность подписавшегося.
22 – ГРИФ согласования документа. Согласование – это предварительное рассмотрение проекта документа. Внешнее согласование – согласование с другими организациями, для него используют ГРИФ согласования документа, который располагают ниже подписи от левого поля. Внутренне согласование – согласование с должностными лицами самой организации, для него используют визы.
23 – визы согласования документа. Различают визы согласования (необходимы для проверки целесообразности и своевременности составления документа специальности организации) и визы ознакомления (подтверждают факт доведения документа до сведения исполнителя).
Если визирующий не согласен с текстом, он может указать: не согласен, возражаю, замечания прилагаются. Если документ предполагает много виз, то их располагают по ширине листа. Первым визирует документ его разработчик, вторым – руководитель подразделения, где составлен проект, последним – юрисконсульт. Если подлинник документа остается в организации, визы располагают на обратной стороне последнего листа в нижней части. Если документ отправляют в другую организацию, то визы располагают на копии документа, оставленного в организации, ниже подписи директора.
24 – печать. Ее ставят на наиболее важных документах для подтверждения их подлинности. Оттиск печати должен охватывать часть личной подписи.
25 – отметка о заверении копии (второй и последующий экземпляр документа) ставится ниже подписи. Для заверения копий наиболее важных документов ставят печать.
26 – отметка об исполнителе. Она необходима для оперативной связи с разработчиком проекта документа. Ее располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в ДЕЛО. Отметку ставят только на исполненных документах, на правленых на хранение. Ее располагают: от левого поля в нижней части лицевой стороны последнего листа. Ее ставит исполнитель документа или руководитель подразделения, где был исполнен документ.
28 – отметка о поступлении документа в организацию. Отметку ставят на входящих документах при их регистрации. Отметку проставляют от руки или штампом и располагают в нижней части лицевой стороны первого листа справа.
29 – идентификатор электронной копии документа. Его проставляют в нижней части каждого листа документа. Он содержит имя файла и другую информацию, удобную для работы в организации. Этот реквизит нужен для оперативного поиска документа по имени файла для исключения повторного ввода документа в компьютер и для определения лица, вводившего документа в ПК.