Учет расчетов с подотчетными лицами

В подотчет деньги выдают работникам на мелкие хозяйственные нужды, приобретение товаров и служебные командировки.
Служебная командировка – это командировка, при которой работник выполняет свои обязанности за пределами основного рабочего места. Основанием для этого служит приказ руководителя. На основании его выдают командировочное удостоверение, и бухгалтер рассчитывает сумму аванса. В течение трех дней после возвращения из командировки работник должен составить авансовый отчет.
За период нахождения в командировке оплачивают:
1. Проезд до места командировки и обратно.
2. Стоимость постельных принадлежностей.
3. Бронирование мест в гостинице.
4. Проживание в гостинице в размере фактических сумм, указанных в квитанции, но не более, чем 550 рублей за сутки. Если квитанция отсутствует, то 120 рублей.
5. Суточные из расчета 100 рублей за день.
6. Прочие расходы, подтвержденные документами.
Недоиспользованная сумма должна быть возвращена в кассу или удержана из заработной платы. Перерасход по расчетным операциям оплачивается из кассы.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на активном счете 71. По дебету отражается сумма выданного аванса. По кредиту – списание сумм на соответствующие счета.
Операции отражают:
1. На сумму выданного аванса: Д 71 – К 50.
2. На сумму приобретенных товаров, материалов: Д 41,10 – К 71.
3. НДС: Д 19 – К 71.
4. Списание командировочных расходов (в торговле): Д 44 – К 71.
5. Возврат остатка: Д 50 – К 71.
6. Удержание невозвращенных сумм из заработной платы: Д 94 – К 71 / Д 70 – К 71.
Аналитический учет ведут в журнале-ордере 10 ПК. Открывают его на 6 или 12 месяцев. Запись производят по каждому подотчетному лицу и по каждой сумме, выданной в подотчет.